#ClujLife Office Takeover la .msg România | Cum au dezvoltat soluția ideală pentru întoarcerea în siguranță la birou

În momentul în care pandemia a mutat aproape toate interacțiunile în online, una dintre cele mai mari provocări pentru companiile de IT și nu numai, a fost aceea de a încerca să păstreze o minimă relație între colegi, de a menține spiritul de echipă chiar și în condiții remote și de a se asigura că odată cu mutarea meeting-urilor în online, relațiile nu vor fi în totalitate artificiale. Din nevoia internă de a-și organiza spațiile de lucru în condiții de pandemie și de a le oferi oamenilor posibilitatea de a se întoarce treptat la birou, .msg România a dezvoltat o aplicație pe cât de necesară, pe atât de prietenoasă. Am aflat mai multe despre msg.Check-In chiar de la dezvoltatorii ei, pentru a-i înțelege utilitatea, dar și pentru a vedea ce înseamnă să lucrezi într-o echipă cu idei atât de bune.

Fondată în anul 2008, în Cluj-Napoca, .msg România servește un portofoliu internațional de clienți din industrii precum Automotive, Asigurări / Reasigurări, Financiar-bancar și Logistică. .msg România face parte din .msg Group, concernul de origine germană, lider în servicii digitale, cu peste 9000 de angajați și nu mai puțin de 40 de ani de activitate în industria software la nivel global.

Ana Maria Foglietta face parte din echipa .msg România de aproape șase ani. A început cu un rol mai administrativ-organizatoric, respectiv se ocupa de Learning & Development, adică tot ce însemna organizarea training-urilor în departament, participa și la discuțiile de evaluare ale colegilor, după care a început să preia noi responsabilități. Asta i s-a părut un lucru foarte important în evoluția ei la .msg: că poate să își contureze singură rolul.

Cu timpul a preluat rolul de Unit Manager, a început să aibă în responsabilitate o echipă, a mai preluat partea de recrutare în cadrul departamentului, plus toată partea de aplicații interne și idei de aplicații noi pe care departamentul le dezvoltă. Acela a fost și punctul de plecare al ideii msg.Check-In și felul în care Ana Maria a reușit să intre în lumea dezvoltării de noi aplicații preluând și rolul de Product Owner, pe care îl are și în momentul de față.

Crearea aplicației msg.Check-In a avut la bază procesul de „learning by doing”. Totul a început de la nevoia internă de a dezvolta o aplicație pentru echipa .msg România, care să o ajute să își gestioneze mai bine birourile.

Inițial, lucram într-un Excel pe care lumea îl completa cu ziua când mergea la birou. La acel moment, ocupându-mă și de aplicațiile interne pe care le dezvoltam în departament și având o echipă tehnică disponibilă, în trei-patru luni a fost dezvoltată prima variantă a aplicației și i-am dat drumul în .msg România pentru birourile din Cluj și Timișoara. Acest lucru se întâmpla în vara anului 2020, după ce trecuse perioada de lockdown complet.

Foarte mult accent a fost pus și pe ideea de socializare, lucru mai puțin obișnuit într-o aplicație de rezervat locul la birou. Oamenii din .msg au început să folosească aplicația tot mai des și nu doar că o foloseau, dar le era foarte utilă. A fost prezentată și colegilor din .msg Germania care au implementat-o la nivel de Grup msg, ca și soluție de workspace management. În paralel, am început să avem discuții și cu clienți externi pentru a le oferi și lor produsul – explică Ana Maria.

Un plus al aplicației msg.Check-In este că a oferit soluții nu doar pe durata pandemiei, ci vine ca soluție permanentă pe care o companie poate să o folosească pentru a-și gestiona cât mai bine spațiile de birouri. Cum tot mai multe companii vor să renunțe la o parte din spațiile de birouri și să păstreze doar jumătate din capacitate, o astfel de aplicație devine extrem de utilă pentru organizarea timpului în spațiile rămase.

msg.Check-In te susține și te ajută pe tine ca angajat în momentul în care vrei să îți planifici vizitele la birou și ajută compania să știe care e gradul de ocupare în clădire pentru a-și administra resursele. De aceea oferim în aplicație și partea de statistici pentru a vedea care sunt cele mai populare locuri din clădire. Dacă observi că într-o anumită zonă nu merge efectiv nimeni, atunci poți să iei anumite decizii pentru eficientizarea costurilor – precizează Ana Maria.

Versiunea de acum a aplicației este destul de diferită față de versiunea inițială din vara anului 2020, aflăm de la echipa de dezvoltare. A fost investit mult efort pentru a îmbunătăți partea de user experience, pentru a o adapta mai bine pe device-uri mobile și pentru a introduce noi caracteristici în special pe partea de a-ți rezerva locuri de parcare dacă acea clădire dispune de așa ceva. De asemenea, dacă ești o persoană care merge constant la birou în anumite zile, poți să îți faci check-in recurent. A mai fost adăugat și un feature pe partea de socializare pentru a-ți repera colegii pe harta birourilor și altul de calendar social pentru ideea de socializare cu colegii.

Cea mai mare satisfacție pentru mine este relația pe care am reușit să o dezvolt cu echipa mea, ei fiind motorul care mă face să merg mai departe. Pentru mine a fost o realizare imensă de a vedea că o ideea pe care am avut-o se transformă în produs. Satisfacția a fost cu atât mai mare când am văzut că aplicația a ajuns să fie vândută către mai multe companii, printre care și cel mai important retailer din România – precizează Ana Maria.

Parcursul acestei aplicații ne demonstrează că orice situație poate reprezenta o oportunitate de dezvoltare. Desigur, nu toate ideile au succes și nu se transformă în produse pe care să le vedem apoi pe piață, dar din procesul dezvoltării lor nu avem decât de învățat.

Mai departe am vrut să îl cunoaștem și pe Florin Nica, Software Developer la .msg România, cu biroul localizat în Timișoara. Alături de alți colegi, Florin face parte din echipa extinsă a proiectului msg.Check-In.

Cu un background profesional de finanțe-bănci, Florin a găsit în .msg România un mediu foarte fain de lucru, colegi care te ajută să te integrezi încă din prima săptămână, un management transparent căruia îi poți adresa întrebări, posibilitate de dezvoltare și timp de lucru flexibil. În companie a avut diverse roluri și din fiecare a învățat ceva în plus. Acum este Senior Developer și conduce echipa care dezvoltă msg.Check-In.

Avantajul de a dezvolta un proiect intern constă în faptul de a putea alege tehnologiile folosite, moment în care proiectul a devenit și mai atractiv, ne mărturisește Florin.

Lucrăm deja de aproape doi ani la această aplicație și am dezvoltat-o foarte mult, însă pe parcurs am identificat și foarte multe alte nevoie. De la posibilitatea de a-ți face check-in recurent, la alocarea selectivă a locurilor.

În cazul mai multor clienți, printre care și .msg există locuri care dispun de diverse tool-uri la birou și atunci acelea ar trebui să fie rezervate de persoanele care au nevoie de ele – explică Florin

Rezultatul muncii e tangibil și aceasta e cea mai mare satisfacție pentru Florin. Pe de altă parte, are ocazia la .msg să ajute colegi noi, să se implice în mentorat și e o mare satisfacție să vadă cum se dezvoltă colegii sub îndrumarea lui.

Iar faptul că pot să lucrez cu tehnologii noi, este o altă mare satisfacție. Tot timpul am avut oportunitatea de a învăța, plus resursele necesare, dar și posibilitatea de a aplica în produsele create. Ca developer ai toate variantele la .msg – precizează Florin.

Alexandra Rusu este Project Officer și persoana care are un overview asupra întregului departament. Rolul ei presupune multă muncă de raportare, de gestionare a timpilor pe care colegii îi alocă proiectelor. E un rol de suport, de la crearea proiectului, până la finalizarea lui, cu posibilitatea de dezvoltare și în alte arii.

Pentru Alexandra, experiența .msg România a început în 2019, după ce mai mulți ani la rând a trăit cu impresia falsă că trebuie să cunoști limba germană la nivel ridicat pentru a lucra în .msg. S-a convins că nu este așa.

Depinde de rol, dar în general, pentru a lucra în .msg trebuie să fii open minded, flexibil și proactiv. Ajută, de asemenea, foarte mult să fii dispus să înveți. Foarte multe lucruri le îmbunătățești pe parcurs – precizează Alexandra.

În cadrul proiectului msg Check-In, Alexandrei i-a fost alocat rolul de Building Admin Manager, mai exact ea are grijă ca aplicația să reflecte întotdeauna realitatea spațiului de birouri, astfel încât locurile respective să fie cele reprezentate pe hartă.

În acești doi ani a învățat că munca de birou și birourile în sine trebuie să se schimbe și că nu mai e suficient că ai un sediu, unde vii îți îndeplinești task-urile și pleci acasă.

Această nouă realitate mi se pare că a deschis mult ușa între departamente. Acum ne cunoaștem mai bine între noi și nu știu dacă fără aplicație am fi reușit să facem asta – declară Alexandra.

Cristiana Irimia este Developer la .msg România de aproape trei ani. Pentru restricțiile pandemiei a fost total nepregătită și i-a fost destul de greu să se adapteze, deși compania s-a descurcat foarte bine în gestionarea situației. Partea pozitivă, spune Cristiana, a fost că a devenit mai independentă și a căutat mult mai mult soluții de una singură, înainte de a cere ajutor.

La .msg a început cu un internship. A progresat și avansat de atunci și îi place foarte mult cultura companiei. I se pare că se concentrează foarte mult pe oportunitățile de avansare în carieră și nu te restricționează să înveți noi tehnologii. Pe partea de soft skills sunt foarte multe traininguri și ai o mulțime de oportunități, inclusiv de mentorat. Acest lucru a ajutat-o să se transforme dintr-o persoană introvertită, Cristiana a evoluat în una care știe să se facă auzită și înțeleasă.

Internship-ul a ajutat mult prin punerea la dispoziție a unui mentor care să o facă să înțeleagă care sunt așteptările companiei. În internship a intrat pe un proiect destul de mare alături de persoane din Cluj și din Germania și era foarte mare implicarea din partea companiei. Și-a structurat astfel foarte bine gândirea logică și a descoperit cum să scrie cod mai eficient. Cel mai mult îi place la .msg că poate să schimbe tehnologia odată cu un nou proiect la care lucrează. Și atâta timp cât ai bazele în programare, e foarte ușor să treci de la o tehnologie la alta, spune Cristiana.

Momentan și Cristiana lucrează la proiectul msg Check-In.

Am intrat în proiect la aproximativ două luni de când luase naștere și am rămas de atunci. Eu cu Florin am fost cam de la începuturi și am văzut de unde a plecat aplicația și unde a ajuns. E foarte fain la ea că este integrată și partea de socializare. La început, când a fost vorba să mergem cu aplicația spre clienți, lumea era destul de reticentă. A ajutat foarte mult feedback-ul clienților pentru a vedea cum modelăm aplicația – explică Cristiana.

Aplicația a ajutat-o pe Cristiana să observe că lumea merge tot mai des la birou. Nu de puține ori s-a întâmplat ca atât ea, cât și colegii ei, să perceapă aplicația ca un user normal, printre restul utilizatorilor, nu ca un dezvoltator al ei.

În prezent, Cristiana încearcă să ajungă de două-trei ori pe săptămână la birou și nu crede că va mai funcționa vreodată ideea de cinci zile pe săptămână la locul de muncă. Majoritatea va alege un stil de muncă hibrid.

Ceea ce e extraordinar la msg Check-In este că a crescut de la o aplicație internă, la un proiect de sine stătător la care colegii lucrează full-time. Toată lumea și-a făcut timp să investească într-un lucru în care a crezut și asta face diferența între această aplicație și altele care rămân la stadiul de început –  precizează Cristiana.

Alexandru Luchian obișnuiește să meargă în fiecare zi la birou. Îi place drumul până acolo și faptul că poate să separe jobul de viața personală. A ajuns la .msg în urma unui training, în 2016. A încercat din toate tehnologiile câte puțin și în ultimii ani s-a specializat pe partea de Front-end. Momentan este Front-end Developer și unul dintre utilizatorii frecvenți ai aplicației msg Check-In, chiar dacă la început nu îi înțelegea atât de bine rolul și utilitatea.

Am început să folosim aplicația tot mai mult cei care am vrut să ne întoarcem la birou. Până recent nu era posibilitatea să îți faci check-in recurent, acum se poate. Eu, de exemplu, îmi fac săptămânal check-in. Cea mai faină parte a aplicației este harta. La început nu știam harta clădirii, dar aplicația mă ajută să învăț atât configurația clădirii, cât și a birourilor. E incredibil cum o astfel de aplicație poate să optimizeze și să îmbunătățească workflow-ul unui birou. Aplicația a rezolvat o problemă și se poate dezvolta foarte mult și în alte domenii de activitate – consideră Alexandru.

Poate vreți să testați aplicația msg Check-In, sau să aflați mai multe despre rolurile pe care le puteți avea în .msg România, pentru oricare dintre variante să vă așteptați să dați de oameni faini, dornici să vă ajute în orice problemă întâmpinați. Atâta timp cât ești onest și dornic de a încerca lucruri noi, ai foarte mari șanse să te angajezi. Iar dacă nu te potrivești cu ce caută, vor fi mereu dispuși să te ajute să te dezvolți.